Case Study: Weblösung mit Kiosk-App und smartem Drehkreuz für Fitnessstudio-Kette

Das Unternehmen: Die Gym10 Fitness GmbH ist eine Fitnessstudio-Kette, die auf Minimalismus setzt und größtenteils auf Trainer verzichtet. Mit circa 20 Filialen bundesweit, wendet sich Gym10 überwiegend an die junge Zielgruppe: Kunden registrieren sich online, wählen auf der Webseite ihr Studio, den passenden Tarif und buchen – wenn gewünscht – auch eine Basiseinweisung mit dazu. Mit einem Code betreten die Kunden ihr Fitnessstudio. Die Kundendaten können jederzeit selbstständig im Mitgliederbereich der Webseite angepasst und geändert werden.

Zum Projekt: Die Individuallösung für Gym10 besteht aus insgesamt 4 Komponenten – der offiziellen Webseite, einer Mitgliederverwaltung, einer Kiosk-App sowie jeweils ein an die Kiosk-App angeschlossenes, smartes Drehkreuz im Eingangsbereich eines jeden Fitnessstudios

Die Ausgangssituation: viele Komponenten, häufige Abstürze

Im Fokus stand der Wunsch nach reibungsloser Funktionalität: Durch eine Empfehlung gelangte Gym10 zur Augsburger Softwareschmiede Conlance. Die damalige Webseite und die Software zur Online-Verwaltung der Fitnessstudios und Mitgliederkonten waren gezeichnet von ständigen Crashs, die im regelmäßigen Abstand gefixt werden mussten. Dementsprechend nachvollziehbar war der Wunsch von Andreas Leissl, Geschäftsführer von Gym10, nach einer funktionierenden und alles umfassenden Lösung für sein Unternehmen.

„Wir waren unzufrieden mit der damaligen Lösung. Es hakte auf verschiedenen Ebenen und wir mussten immer wieder nachjustieren. Eine Standardsoftware kam für unser neuartiges Fitnessstudio-Konzept jedoch nicht in Frage. Unser Ziel war deswegen eine passgenaue Individuallösung, die auch langfristig reibungslos und günstig funktioniert“, so Leissl.

Die Idee: Komponenten besser miteinander verknüpfen

Es gab eine Reihe von Funktionen, die in der Individuallösung berücksichtigt werden mussten: z. B. das Eintragen von Probetraining-Terminen, das Anlegen neuer Studios oder die Dokumentation der Kunden beim Betreten des Fitnessstudios, um die Weitergabe der Mitglieder-Codes zu verhindern: Dazu erforderte das gesamte Projekt Gym10 letztlich 4 Komponenten, die optimal miteinander interagieren mussten.

Zunächst war für Gym10 eine öffentliche Webseite mit einem geschützten Login-Bereich erforderlich, in dem sich Fitnessstudio-Kunden anmelden und darüber verschiedene Funktionen nutzen und Einstellungen vornehmen konnten.

Der Clou: Um den Personaleinsatz bei der Einlasskontrolle zu reduzieren, sollten die Kunden das am Eingang montierte Drehkreuz erst dann passieren können, wenn sie es mittels eines fest installierten Tablets entriegelten. Dazu war wiederum eine gesonderte Kiosk-App nötig, die im Zweifelsfall auch ohne Internetverbindung funktionieren sollte. Bewerkstelligt wurde dies schließlich, indem über die Gym10-Webseite zunächst ein Einmal-PIN zur Eingabe, dann ein dauerhafter Barcode auf das Mobiltelefon des Kunden versendet wurde.

Die Entwicklungsphase: ein Team für verschiedene Projekte

Das Team der Conlance Softwareschmiede startete zunächst mit der Website-Programmierung. Innerhalb kurzer Zeit stand das Gerüst der Gym10 Internetpräsenz – in den Folgemonaten wurde der aufwändige Member-Bereich entwickelt.

Hier galt es nicht nur Datenbanken zu überführen, eine komplexe Mitgliederverwaltung samt Tarif-Auswahl einzurichten sowie eine automatische Weiterleitung der SEPA-Mandate an den Zahlungsdienstleister logisch zu integrieren – es sollten zusätzlich Statistiken (z. B. zur Anzahl gebuchter Probetrainings) und Verwaltungsbereiche für die Fitnessstudio-Betreiber entstehen.

Und das alles möglichst bis zur festgelegen Deadline bis kurz nach Weihnachten, wie man es sich zu Beginn des Projekts im August vorgenommen hat: Bis dahin sollte die gesamte Entwicklung abgeschlossen sein, damit die Fitnessstudio-Kette im neuen Jahr – rechtzeitig zur Phase, in der sich die meisten mehr Fitness als guten Vorsatz auf die To-Do-Liste schreiben – viele Neuanmeldungen über die Webseite generieren kann.

Software-Entwicklung über viele Ecken

Zusätzlich zur Webseite mit umfangreichem Backend sollte eine Kiosk-App entstehen. Die Drehkreuze waren in den Eingangsbereichen aller Fitnessstudios bereits vorhanden. Die Eingangsbereiche mussten jetzt noch mit neuen Tablets bestückt und die Drehkreuze umprogrammiert werden. Gar kein leichtes Unterfangen, erinnert sich Anna Görlitz:

„Wir mussten sowohl mit den Pad- als auch mit den Drehkreuz-Herstellern Kontakt aufnehmen, bestehende Software deinstallieren und unsere neu entwickelte Software aufspielen. Nur so erreichten wir es, dass alle Komponenten reibungslos miteinander agierten und Kunden mit einem Barcode auf ihrem Handy über die Kiosk-App die Drehkreuze öffnen konnten“.

Besondere Herausforderungen: Was das Projekt knifflig machte

Als besonders kniffelig erwies sich nicht nur die Anpassung des Drehkreuzes an die neu entwickelte Kiosk-App. Auch in puncto SEPA-Formulare waren einige Telefonate mit dem Zahlungsdienstleister nötig, um die nötigen Dokumente automatisch im Member-Bereich der Gym10-Webseite generieren und weiterleiten zu können. Darüber hinaus war die Erstellung von Statistiken (ebenfalls im Member-Bereich) für die Unternehmer und Fitnessstudio-Betreiber in der Testphase noch von kleineren Differenzen geprägt. Diese konnten jedoch dann pünktlich zum Launch der neuen Gym10-Webseite durch agile Softwareentwicklung mit gezieltem Fehlermanagement komplett beseitigt werden.

Das Ergebnis: funktionierende Software – und Zukunftspläne

Vollste Zufriedenheit bei Gym10: Das umfangreiche Projekt samt öffentlicher Webpräsenz, Login-Bereich, Kiosk-App und smartem Drehkreuz in jedem Fitnessstudio wurde letztlich in nur dreieinhalb Monaten Hauptentwicklungsphase zum Anfang des Jahres 2020 hin fertiggestellt. Und läuft nach der Testphase nun reibungslos.

Damit hat die Softwareschmiede innerhalb dieser Zeit ein umfassendes, individuelles Lösungspaket entwickelt, das sich bereits Tag und Nacht bewähren konnte. Sowohl die Betreiber der circa 20 Fitnessstudios als auch die Kunden von Gym10 sind überaus zufrieden mit dem Ergebnis und mit der Bedienung von Website und App.

Allen voran freut sich Gym10-Geschäftsführer Andreas Leissl über die zukunftsfähige Zusammenarbeit mit Conlance:
„Da nun sowohl unsere Webseite als auch die Systeme in den einzelnen Fitnessstudios einwandfrei funktionieren, können wir uns endlich auch auf weitere Features und Verbesserungen konzentrieren“.
So sollen Kunden künftig auch ihre Tarife für bestimmte Zeitspannen pausieren können. Darüber hinaus arbeitet der Anbieter gemeinsam mit Conlance an einem Fitnessprogramm für Zuhause sowie an einem speziellen Abo für Unternehmen, um Mitarbeitenden kostenlose Sporteinheiten zur Verfügung stellen zu können.

Individuelle Softwarelösungen und zuverlässige Wartung

Mit Conlance hat Gym10 nun nicht nur einen erfahrenen Partner für laufende und kommende Projekte Dank Wartungsvertrag sorgen die Entwickler auch dafür, dass alle Komponenten der Anwendung im Blick behalten, aufeinander abgestimmt und stets auf den neuesten Stand gebracht werden. Denn auch hinsichtlich Updates und Crashreporting ist die Softwareschmiede aus Augsburg ein professioneller Ansprechpartner – für langfristig funktionierende Software und eine zuverlässige, schnelle und kompetente Unterstützung.